A temporada de impostos está chegando, o que significa que está quase na hora de apresente sua declaração de imposto de renda – um processo que pode consumir muito tempo e energia mental. Mesmo se você contratar um especialista para ajudar a preparar seus impostos, você ainda é responsável para todas as formas envolvidas.
Você pode manter registros físicos ou optar por armazenar tudo eletronicamente para reduzir a desordem. De qualquer forma, a esta altura do próximo ano, você provavelmente desejará ter dado um passo extra para organizar todos esses documentos importantes.
A questão é: qual é a melhor maneira de manter todos os arquivos organizados e fáceis de navegar? Abaixo, especialistas falam sobre a melhor forma de organizar seus formulários fiscais.
Visão geral rápida
A melhor forma de organizar documentos fiscais
- Adquira o hábito de coletar e organizar seus documentos o ano todo.
- Se você armazena digitalmente, use um serviço baseado em nuvem e faça backup de seus arquivos.
- Destrua ou recicle após três anos.
Entre em uma rotina e seja consistente.
Apresentar sua declaração anual de imposto de renda é provavelmente a transação financeira mais importante que você fará todos os anos, diz Mark Steber, diretor de informações fiscais da Jackson Hewitt . Por esse motivo, é importante levar os detalhes a sério. “Mas isso não começa apenas no dia em que você apresenta sua declaração”, diz Steber. “Deve ser uma prática durante todo o ano.”
Adquira a rotina de guardar e organizar seus documentos ao longo do ano, em vez de esperar até o início do ano para arquivar para organizar as coisas. (Algo a considerar quando você começar a coletar itens para os impostos do próximo ano!) E qualquer que seja o sistema de organização que você iniciar - seja digitalizando documentos e organizando-os eletronicamente ou mantendo todas as versões em papel em envelopes ou caixas - certifique-se de que é uma rotina que você pode seguir. .
Divida tudo em categorias.
O método preferido de Steger é organizar documentos fiscais em quatro categorias distintas: documentos relacionados à renda (como W-2s de trabalho ou 1099s para contratos), recibos de possíveis baixas (incluindo despesas médicas, juros de hipotecas e impostos sobre a propriedade, e doações de caridade), declarações de impostos do ano passado e informações de dependentes (incluindo eventos que mudaram vidas, como ter um bebê) e, por último, qualquer coisa que não se enquadre perfeitamente nas outras (como declarações de distribuição 401K ou itens sobre os quais você tenha dúvidas).
“Essas categorias são úteis quando você conversa com seu contador sobre quais créditos e deduções você pode ter direito, bem como qualquer coisa relacionada à sua renda”, diz Steger.
Crie uma “zona de entrega” de impostos.
Embora Steber recomende gastar cerca de uma hora por mês para organizar seus arquivos fiscais, esses itens precisam de um lugar para ir até chegar a esse ponto. Michelle Urban, fundadora da A casa organizada , recomenda designar uma zona de depósito específica – talvez uma cesta, gaveta ou pasta de arquivo – para armazenar seus impostos até que você realmente consiga organizá-los.
Um sistema predeterminado não apenas evitará que sua casa fique desordenada, mas também tornará seu processo de organização real menos frustrante e demorado.
Siga as melhores práticas para organização digital.
Manter arquivos no computador evita o desperdício desnecessário de papel e, claro, mantém a bagunça fora de sua casa. Mas se você planeja organizar seus documentos fiscais digitalmente, siga algumas práticas recomendadas para mantê-los seguros e organizados.
Shannon Krause, fundadora da Ninho arrumado , recomenda o uso de um serviço de armazenamento baseado em nuvem, como Google Drive ou Dropbox, para que você não precise do seu computador para acessar seus arquivos. “Além disso, facilita o compartilhamento com seu contador ou se várias pessoas estiverem contribuindo com os arquivos”, diz ela.
Tão importante quanto isso, fazer backup de seus arquivos garante que você não os perderá caso seu computador trave. Apenas certifique-se de organizar cada arquivo de forma específica e clara, como faria em uma pasta de papel. Krause recomenda a criação de subpastas para diferentes tipos de itens fiscais dentro de uma pasta principal rotulada por ano fiscal (e seguindo uma convenção de nomenclatura consistente).
Saiba quando você pode se livrar de documentos.
Em geral, é uma boa prática guardar documentos fiscais antigos – mas você não precisa mantê-los arquivados indefinidamente. Steger recomenda que os contribuintes mantenham esses itens em mãos por três anos. Após esse ponto, você pode destruí-los ou movê-los para a lixeira do computador.
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