É um novo ano e, em todo o mundo, as pessoas estão fazendo aquela promessa milenar para si mesmas: este é o ano que eu finalmente se organizar . Chega de se afogar em papelada, chega de mesa de jantar entulhada de contas e recibos - este ano tudo para. Quer saber de uma coisa? Isto posso ser feito. Um sistema de arquivamento simples e fácil de usar é algo que toda casa deve ter e é fácil de instalar e manter. Veja como:
Etapa 1: reduza a desordem na origem.
Hoje em dia, podemos optar por lidar com grande parte de nossos processos digitalmente, reduzindo a necessidade de armazenamento e a dor de cabeça com a papelada. Extratos bancários e contas podem ser visualizados online e os recibos podem ser salvos em nossos discos rígidos ou em nossos arquivos de e-mail. Reduzir o número de cópias impressas em sua casa torna a tarefa de lidar com elas muito mais fácil.
Etapa 2: Divida e conquiste.
Os itens restantes, aqueles que você não pode ou não deseja banir para o seu computador, devem ser classificados em categorias básicas. Existem muitas maneiras de fazer isso, mas minha escolha é uma divisão simples: aquelas coisas que têm a ver com o seu casa , e aqueles que têm a ver com tu . A partir daí, continue a subdividir para o conteúdo do seu coração. Assim:
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- garantias e manuais para eletrônicos e eletrodomésticos
- recibos de itens grandes
- orçamentos e recibos para reparos domésticos recentes
- uma cópia do seu contrato de locação, se você alugar
- documentos de seguro residencial
- contratos de hipoteca
- contas de serviços públicos
- documentos do carro
- certidões de nascimento, casamento, divórcio, etc.
- recibos de pagamento
- passaportes
- documentos de seguro saúde
- boletins para qualquer criança da família
- transcrições de educação
- declarações fiscais
- testamentos
- registros médicos
Todos esses documentos devem ir para uma pasta de arquivos dedicada e claramente identificada - sem compartilhamento com outras categorias! Acho que usar cores diferentes para os arquivos domésticos e pessoais ajuda, mas você pode simplesmente optar por armazená-los separadamente.
Etapa 3: armazene com bom senso.
É aqui que começa a diversão (ok, fazer compras). A quantidade de espaço necessária para o sistema de arquivamento depende inteiramente do tamanho da sua casa e da sua família, bem como do seu estilo de vida. Eu vivo com uma pequena caixa de arquivo de plástico com dez ou mais compartimentos que é jogada dentro de um armário, enquanto meus pais têm um armário de duas gavetas com arquivos pendurados em um escritório doméstico. Independentemente de como você decidir ir, certifique-se de dar ao seu sistema um pouco de espaço para crescer.
Etapa 4: use-o.
Parece óbvio, mas é fácil esquecer que você tem um sistema quando ele está bem escondido e escondido. Acho que colocar toda a papelada recebida em um só lugar (mesmo que seja apenas uma gaveta da cozinha), e reservar um bloco de tempo uma vez por mês ou mais para lidar com isso, funciona bem. O objetivo é fazer o sistema funcionar para você, não ser um escravo do arquivamento.
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Etapa 5: limpe-o.
Agora que você tem o sistema, não deixe isto seja aquilo que atrai poeira e ocupa espaço. Faça uma data anual (janeiro faz sentido ... apenas dizendo) para revisar seus arquivos e selecionar e atualizar quando aplicável. Livre-se de manuais para coisas que você não possui mais, livre-se do último lote de contas ou recibos de pagamento e certifique-se de que nada importante como seguro ou passaporte está prestes a expirar.
Você tem um sistema de arquivamento doméstico? Quais são suas melhores dicas para criar e usar um?
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